Veelgestelde vragen groepsleiders

Ondanks dat je afspreekt dat iedereen helemaal gaat voor de groep, heb je soms het gevoel dat een bepaalde deelnemer (of een aantal deelnemers) zichzelf niet maximaal inzet. Dat kan tot frustratie leiden bij jou, als groepsleider, en uiteindelijk misschien ook in de groep.

Voorkomen is beter dan genezen

Natuurlijk is voorkomen beter dan genezen. Er zijn twee belangrijke tips om te voorkomen dat zo’n situatie ontstaat:

1. De eerste heb je zelf waarschijnlijk al bedacht: duidelijke afspraken maken. Aan het begin van het traject maak je met de deelnemers duidelijke afspraken over aanwezigheid en inzet. Eventueel kun je dat zelfs schriftelijk vastleggen, al is het creëren van een gezonde cultuur een stuk belangrijker dan een ‘contract’.
2. Een andere belangrijke factor is om als leider(s) een persoonlijke relatie op te bouwen met de deelnemers. Een deelnemer die zich gezien en gekend voelt, zal sneller zijn verantwoordelijkheid nemen en vaker het project prioriteit geven boven andere aspecten uit zijn/haar leven. In een grotere groep kun je in dit kader deelnemers verdelen onder leiders.

Tips

Mocht de inzet van een deelnemer toch kleiner zijn dan je zou willen, dan is het belangrijk om daar zo vroegtijdig mogelijk op in te spelen. Als je de situatie laat voortduren groeit de frustratie en ligt (onnodige) escalatie op de loer. Je kunt de volgende stappen overwegen:

1. Probeer zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek, één op één, aan te gaan met deze deelnemer. Doe dit niet in de groep of via whatsapp. De relatie die je gedurende het seizoen hebt opgebouwd komt hier goed van pas, want een deelnemer zal sneller iets aannemen van iemand die hij/zij goed kent. Bespreek wat je observatie is en vraag naar de gedachten van de deelnemer. Maak dit gesprek niet zwaarder dan nodig.
2. Vaak zal blijken dat er meer achter de situatie zit. Er zijn bijvoorbeeld moeilijke omstandigheden thuis of op school, of er speelt iets in de groep waar jij geen weet van hebt. Bied dan je hulp aan, waar mogelijk.
3. Maak waar nodig alternatieve afspraken met de deelnemer. Een deelnemer die bijvoorbeeld bij de uitvoering van acties in het weekend verhinderd is, kan misschien een grotere rol spelen bij de voorbereiding daarvan. En een deelnemer die verder weg woont, bijvoorbeeld vanwege studie of stage, kan misschien een grotere rol spelen bij de organisatie en (online) marketing van acties. Communiceer deze afspraken ook duidelijk in de groep, om te voorkomen dat daar scheve gezichten ontstaan.
4. Als je merkt dat er in de groep frustratie is over een deelnemer die minder inzet vertoont, laat deelnemers elkaar daar dan (op een opbouwende manier) op aanspreken. Een deelnemer zal een aansporing van een groepsgenoot misschien wel serieuzer nemen dan een aansporing van jou als leider, zeker als je ook al geen sterke persoonlijke relatie met diegene had.
5. Als het je zinvol lijkt kun je de ouders van de deelnemer betrekken. Maar pas op dat je nooit via de ouders met een deelnemer communiceert. Een deelnemer zal dan snel het gevoel krijgen dat je hem/haar niet serieus neemt. Communiceer altijd rechtstreeks met een deelnemer en zet ouders alleen in om als thuisfront extra support aan de deelnemer te geven.

Tenslotte

Bedenk dat 100% inzet niet voor iedere deelnemer hetzelfde is. Sommige deelnemers hebben nu eenmaal meer tijd en energie dan andere deelnemers. Het is normaal dat in een groep sommige deelnemers voor alles te porren zijn, terwijl anderen zich iets terughoudender opstellen. Respecteer dat en bespreek dat, waar nodig, ook in de groep.

Dreig (bijna) nooit met het ‘uit de groep zetten’ van een deelnemer. Dat levert een vervelende dynamiek op in de groep, die je bijna altijd meer zal kosten dan simpelweg accepteren dat een deelnemer wat minder doet.

Bedenk tenslotte dat juist een deelnemer die nog niet perfect is het meeste kan leren van een World Servants-project. Een deelnemer voor wie het leven niet voor de wind gaat, heeft vaak nóg meer aan een World Servants-avontuur dan een deelnemer voor wie het leven al op rolletjes verloopt.

Jongeren worden gemotiveerd door verantwoordelijkheid en vertrouwen. Als groepsleider alle acties organiseren en de jongeren inzetten voor de praktische uitvoering is misschien het meest efficiënt, maar zeker niet het meest motiverend. Laat de jongeren acties organiseren, accepteer dat dat op hun manier gaat en geef ze vertrouwen. Wanneer je denkt dat het niet goed gaat, kun je samen aan de slag om hun werkwijze bij te sturen of te verbeteren. Dat is leerzaam voor de jongeren. Zorg dat de groep niet alleen draait om vergaderingen en acties, maar ook om gezelligheid en leuke activiteiten met z’n allen. Zorg dat je als groepsleider de jongeren kent en weet wat er in hun privésituatie speelt. Zo kun je ze beter motiveren en samen successen vieren. 

Een valkuil voor veel groepsleiders is om veel zelf te doen. Bijvoorbeeld bij het organiseren van acties. Immers, het is vaak maar een kleine moeite en met jouw netwerk en ervaring is het zo gepiept. Toch is dat een valkuil waar je voor op moet passen. Voor jongeren uit de groep is juist het actievoeren iets waar ze veel van kunnen leren. Ondernemers benaderen, presentaties geven, PR maken, locaties en vrijwilligers regelen, noem maar op.

Het advies is om van meet af aan eigenaarschap te creëren onder de deelnemers. Betrek hen al bij het bedenken van de acties en maak daar een planning van (vanuit World Servants is hier een programma voor beschikbaar). Daag hen uit om zelf met acties te komen. Maak duidelijk dat jouw rol faciliterend is en verdeel het hele jaar door heel concreet taken. Spreek duidelijke deadlines af en wees betrokken bij de deelnemers waar het minder soepel gaat. Wanneer een deelnemer zijn/haar acties niet gedaan heeft, spreek hem of haar er dan één op één op aan, maar onthoud dat dit eerder zal komen door een gebrek aan ervaring of durf, dan door laksheid.

Het komt het groepsproces ten goede als er een goede band tussen de jongeren in de groep ontstaat. Je hebt daar als groepsleider invloed op. Zorg dat de vergaderingen niet alleen draaien om acties, maar ook om goede gesprekken. Vanaf het begin kun je de Themagesprekken inzetten om die gesprekken op gang te brengen. Zorg dat voor of na een vergadering ook tijd voor gezelligheid is. Je kunt bijvoorbeeld van tevoren samen eten of na afloop samen iets drinken. Ook tussen de vergaderingen door kun je als groep leuke activiteiten ondernemen.  

Als een aanzienlijk deel van de jongeren uit een kerk onderdeel uitmaakt van een World Servants-groep, loop je het risico dat de rest van de jongeren zich buitengesloten voelt. Om dat te voorkomen moet je in elk geval een duidelijke afbakening maken tussen World Servants-vergadering en jeugdavonden. Probeer te voorkomen dat op jeugdavonden het gesprek over World Servants gaat. Daarnaast kun je met de rest van de jongeren of zelfs met z’n allen andere projecten doen. Denk hierbij aan Stichting Present.