In deze privacyverklaring informeren wij jou graag over de manier waarop World Servants persoonsgegevens verwerkt en voor welke doeleinden. Ook leggen wij je uit wat jouw rechten zijn ten aanzien van de persoonsgegevens die wij hebben ontvangen. Hierbij gaat het over gegevens die ontvangen zijn omdat je deel neemt of hebt genomen aan een reis, een gift hebt gegeven of materialen hebt besteld, een supporter of een ouder van een deelnemer bent.
Wat zijn persoonsgegevens?
Bij World Servants houden we de gegevens bij die iets vertellen over jou of gegevens die we in verband kunnen brengen met jou. Je deelt persoonsgegevens met ons als je met ons op project gaat of bent geweest. Of als je een donatie hebt gedaan. World Servants verzamelt en verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld.
De categorieën die World Servants o.a. verwerkt zijn:
- Persoonlijke gegevens (zoals naam, geslacht, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
- Financiële gegevens (zoals IBAN, betaalgegevens)
- Foto's (zoals profielfoto's, foto's/video's van training, events en projecten)
Van wie bewaart World Servants persoonsgegevens?
In principe beschikken wij over de persoonsgegevens van iedereen die (in)direct contact heeft (gehad) met ons. We maken daar binnen de organisatie een onderscheid tussen verschillende groepen:
1. (oud)deelnemers
2. Giftgevers
3. Belangstellenden
4. Bestellers van materialen
5. Vrijwilligers
6. Personeel
7. Ouders van deelnemers
Waarvoor gebruikt World Servants persoonsgegevens?
World Servants verzamelt en verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld.
Voor (oud)deelnemers geldt, dat wij de door de (oud)deelnemer ingevulde gegevens uitsluitend gebruiken ten behoeve van zijn/haar projectdeelname, voor communicatie-uitingen en wervingsacties van World Servants. Bij het opgeven van jouw gegevens, geef je ons daarmee toestemming om je te benaderen met informatie over je reis en aanverwante acties vanuit World Servants. Indien nodig helpen wij deelnemers bij het verkrijgen van een visum. Ook dan gaan wij met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met de hiervoor benodigde identiteitsbewijzen. Wij gebruiken deze enkel voor het doel van de aanvraag van het visum en buiten het moment van de daadwerkelijke aanvraag, worden de identiteitsbewijzen in een beveiligde kluis bewaard. Mocht ondanks deze maatregelen een identiteitsbewijs worden vermist, dan vergoedt World Servants de kosten van een nieuw identiteitsbewijs. World Servants is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgschade (zoals bijvoorbeeld identiteitsfraude) van zo’n vermissing.
Voor minderjarigen geldt dat je altijd het e-mailadres op moet geven van je ouder/verzorger, deze ontvangt als CC de e-mails die we je toesturen. En daarom worden ook hun gegevens door ons bewaard. Voor je deelname aan een reis dien je enkele (medische) vragen in te vullen. Als de antwoorden daarvoor aanleiding geven, wordt jouw vragenlijst besproken met het medische team (screening). Als je er bezwaar tegen hebt dat je ouder/verzorger de mails ontvangt die kunnen voortvloeien uit de screening (behandeling van de vragenlijst) dan mag je dit bij ons kenbaar maken. Dat kun je doen door te reageren op de eerste email van ons die daarover gaat. Je geeft dan aan dat je bezwaar hebt en graag ziet dat je ouder/verzorger niet mee kan lezen. Zodra wij jouw reactie ontvangen hebben maken wij dit de eerst volgende werkdag in orde. Ook deze contactmomenten worden door ons bewaard zolang daar noodzaak toe is.
Overige mails omtrent de deelname van een minderjarige zullen ten allen tijde naar je ouder/verzorger verzonden worden. Denk hierbij aan informatie over een visum, voorbereidingsweekend, wijzingen in reistijden enz.
Foto’s en video’s gebruiken we voor communicatie-uitingen en wervingsacties, uiteraard binnen de regels van het portretrecht. Ook partners en financiers kunnen gebruik maken van beeldmateriaal. We zullen nooit foto’s delen die de geportretteerde persoon kan schaden. Als deelnemer kun je jouw foto’s beschikbaar stellen via fotoboek.worldservants.nl. In ruil daarvoor bieden we je een gratis online fotoboek aan.
Hoe lang bewaart World Servants de persoonsgegevens?
World Servants bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Zo moeten bepaalde persoonsgegevens (zoals naam en adres) die voor wettelijke doeleinden worden verwerkt verplicht tien jaar worden bewaard. Nadat jouw persoonsgegevens niet meer noodzakelijke zijn, worden deze verwijderd. Transactie gegevens kunnen niet worden verwijderd.
Met wie deelt World Servants de persoonsgegevens?
Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens. Daar houden we ons natuurlijk aan. In principe delen we jouw gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als er een goede reden of verplichting voor is. Bijvoorbeeld als op grond van de wet gegevens politie, justitie, toezichthouders of de Belastingdienst daarom verzoeken en de gegevens bij ons opvragen. In geval van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor het boeken van jouw vliegticket, zullen we je gegevens delen met de luchtvaartmaatschappij en/of tussenpersoon. Uiteraard gebeurt dat volgens de daarvoor geldende regels en verwerkersovereenkomsten. Foto- en videomateriaal kan ook gebruikt worden door partnerorganisaties en financiers.
Hoe gaat World Servants met mijn persoonsgegevens om?
World Servants gaat met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met de persoonsgegevens die ons zijn toevertrouwd. Die gegevens worden alleen gebruikt voor de door de persoon aangegeven doeleinden zoals deelname aan reis, aanvraag vliegticket, adresgegevens voor het ontvangen van bestelde materialen, gegevens voor het registreren en afhandelen van giften.
Hoe kan ik mijn persoonsgegevens bekijken of aanpassen?
Wil je weten welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd? Dan kun je gebruik maken van je ‘Recht van inzage’. Wil je je gegevens wijzigen en zo gebruik maken van je ‘Recht op correctie’? Uiteraard kun je zelf altijd wijzigingen doorvoeren als je beschikt over “Mijn WS”. Anders kun je voor wijzigingen contact met ons opnemen via telefoon: 0561-614857 of e-mail: info@worldservants.nl. Aanvragen voor verwerking dienen per e-mail te worden doorgegeven om ook daarin de privacy te waarborgen. We zorgen ervoor dat wijzigingen binnen twee weken worden verwerkt.
Over dit privacy statement
Dit is het Privacy Statement van World Servants uitgewerkt aan de hand van de nieuwe regelgeving (AVG) . Aangezien deze regelgeving kan veranderen, behouden wij het recht om dit Privacy statement aan te passen en blijven over dit onderwerp in gesprek met onze contacten, bestuur en toezichthouders. Deze versie is gemaakt in juni 2019.
Meer vragen over Privacy?
Heb je na het lezen van dit Privacy Statement en de al eerder gegeven antwoorden nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact met ons op via info@worldservants.nl. Wij helpen je graag verder!
