Aanmelden
Aanmelden kan alleen persoonlijk via worldservants.nl/aanmelden. Let op: aanmelden voor een World Servants-project is eenvoudig, maar na veertien dagen niet meer vrijblijvend! Lees hieronder de voorwaarden rond aan- en afmelding. Meteen na aanmelding ontvangt de deelnemer een e-mail ter bevestiging. Vervolgens ontvangt de deelnemer een e-mail met inloggegevens voor ‘Mijn WS’ op de website, indien hij/zij hier nog niet over beschikt. In ‘Mijn WS’ kan de deelnemer de aanbetaling van € 200,- overmaken naar World Servants. Deze dient binnen zeven dagen na aanmelding te zijn overgemaakt. Ook kan de deelnemer in ‘Mijn WS’ de digitale vragenlijst invullen. De deelnemer dient deze vragenlijst binnen veertien dagen na aanmelding ingevuld en ondertekend ingestuurd te hebben. Wanneer de aanbetaling is ontvangen en screening van de vragenlijst geen bijzonderheden heeft opgeleverd, bevestigt World Servants de deelname. Bij het niet overmaken van de aanbetaling of het niet invullen van de vragenlijst, behoudt World Servants het recht om de aanmelding te annuleren en gemaakte kosten in rekening te brengen. World Servants heeft ook het recht om de aanmelding te annuleren als er uit de screening van de vragenlijst bijzonderheden naar voren komen, dit ter beoordeling van World Servants. Aanmelden is mogelijk tot het voorbereidingsweekend van jouw project.
Vooraanmelding
Het is vanaf september 2023 al mogelijk om je aan te melden voor deelname in 2025. Voor seizoen 2025 geldt tot het Pinksterweekend van 2024 dat het bedrag van de deelnemersbijdrage een inschatting is die nog hoger of lager kan uitvallen. Tijdens het Pinksterweekend van 2024 worden de projecten en de definitieve deelnemersbijdragen van het nieuwe seizoen bekend gemaakt. Vanaf het moment dat de deelnemer zijn projectkeuze heeft gemaakt, gelden de algemene voorwaarden.
Annuleren projectdeelname
Na aanmelding kan annulering van projectdeelname via een e-mail aan deelnemers@worldservants.nl. Annulering via een groepslid of groepsleider is dus niet geldig! De datum van ontvangst van de annulering geldt als annuleringsdatum. De annulering is pas vastgesteld wanneer dit door World Servants is bevestigd.
Bij annulering binnen twee weken na aanmelding wordt de aanbetaling van € 200,- teruggestort.
Bij annulering tot twee maanden voor vertrek worden de aanbetaling van € 200,- en de reeds gemaakte kosten in rekening gebracht bijv. het vliegticket. Let op: bij annuleringen vanaf 6 maanden voor vertrek worden ook de kosten voor het Bouwproject + Ontwikkelingsprogramma en Werving & Ondersteuning in rekening gebracht. Als blijkt dat het bedrag, dat in rekening wordt gebracht, lager is dan de reeds betaalde deelnemersbijdragen door de deelnemer en/of zijn/haar ouder(s)/verzorger(s), heeft de deelnemer recht op teruggaaf van het verschil. De deelnemer kan dit financiële overzicht inzien via zijn/haar WS pagina. Ter verduidelijking van de werkwijze rondom deze annuleringskosten is tevens een rekenvoorbeeld opgesteld.
Bij annulering vanaf twee maanden voor vertrek is de deelnemer de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd. De gehele deelnemersbijdrage of openstaande kosten dienen op 1 oktober van het jaar waarin het project plaatsvindt aan World Servants betaald te zijn. Bij annulering biedt World Servants de mogelijkheid gebruik te maken van een betalingsregeling. Deelnemers kunnen schriftelijk aangeven of ze hier gebruik van willen maken. Zij kunnen hievoor een e-mail sturen naar financien@worldservants.nl
Bij alle annuleringen, ongeacht het moment waarop geannuleerd wordt, geldt ten aanzien van actieopbrengsten/sponsorgelden het volgende. Alle ingezamelde sponsorgelden komen ten goede aan het project waarvoor de deelnemer is/was ingeschreven. Dit omvat naast het bouwproject ook alle ondersteuning en training voor- en tijdens de reis. Onder sponsorgelden wordt verstaan: giften en bijdragen van familie en derden (met uitzondering van ouders/verzorgers), opbrengsten van persoonlijke sponsoracties, opbrengsten van groepssponsoracties en het aandeel van de algemene groepssponsoring.
Leeftijd
Een deelnemer kan zich aanmelden als hij/zij in het jaar waarin het project plaatsvindt tussen 16 en 30 jaar is. Besloten groepen kunnen ervoor kiezen van deze leeftijdscategorie af te wijken.
Aanmelden als groep
Deelnemers van een actiegroep melden zich persoonlijk aan via worldservants.nl/aanmelden. Bij hun aanmelding vermelden ze de naam van de actiegroep waar ze bij horen. Per actiegroep kunnen maximaal twaalf personen deelnemen aan hetzelfde project. Als een actiegroep uit meer dan twaalf deelnemers bestaat, nemen zij deel aan verschillende projecten of kunnen zij een volledig project adopteren. Zie hiervoor worldservants.nl/groepen. Leiders van een groep kunnen niet vanzelfsprekend met hun actiegroep mee. Kijk voor meer informatie over de leidersfuncties en de aanmeldprocedure voor leiders op worldservants.nl/leiders.
Plaatsing project
Als er meer aanmeldingen voor een project binnenkomen dan er deelnemers geplaatst kunnen worden, geldt het principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. Wanneer een project is volgeboekt, kan de aanmelder aangeven geplaatst te willen worden op een alternatief project en/of op de reservelijst van het volgeboekte project. Aanmelders uit een actiegroep kunnen individueel op de reservelijst worden geplaatst. Wanneer door deze werkwijze een actiegroep niet in zijn geheel (maximaal twaalf personen) op het project kan worden geplaatst, wordt in overleg met de groep gezocht naar een passende oplossing.
Wisselen van project
Wanneer de wens ontstaat te wisselen van project, kan dit worden doorgegeven via een e-mail aan deelnemers@worlservants.nl. Voor het wisselen van project worden € 50,- administratiekosten plus de reeds gemaakte kosten in rekening gebracht. Let op: kosten kunnen hoog zijn omdat tickets soms al vroeg worden geboekt. World Servants doet haar best om te voldoen aan een verzoek om te wisselen van project, maar staat er niet voor in dat het wisselen van project mogelijk is.
Gedragsregels
Zowel tijdens het voorbereidingsweekend alsook op het project gelden de gedragsregels van World Servants. De deelnemer is verplicht zich aan deze gedragsregels te houden.
Acceptatie en uitsluiting van deelname
World Servants kan besluiten om een deelnemer niet toe te laten tot het project, wanneer er medische redenen zijn waardoor het risico van deelname naar het oordeel van World Servants te groot is. De deelnemer wordt hiervan op de hoogte gebracht. Indien dit een minderjarige betreft worden ook de ouders via cc e-mails geïnformeerd, tenzij de minderjarige per e-mail heeft aangegeven hier geen toestemming voor te verlenen. Ook als de verhouding tussen vrouwelijke en mannelijke deelnemers op een project niet in balans is, kan World Servants om die reden besluiten om een nieuwe aanmelder niet toe te laten tot het project. In dat geval zal in overleg met de aanmelder gekeken worden naar een alternatief project.
World Servants behoudt zich daarnaast het recht voor om iemand van deelname uit te sluiten als hij/zij de voorwaarden of gedragsregels niet nakomt. Deze beslissing wordt schriftelijk meegedeeld. Tegen niet-acceptatie of uitsluiting van deelname kan uitsluitend schriftelijk bezwaar gemaakt worden, gericht aan de directeur van World Servants. Dit bezwaar dient te worden verzonden binnen twee weken na dagtekening van de schriftelijke beslissing van World Servants.
Wanneer een deelnemer door ongepast gedrag het verloop van het project verstoort of in strijd met de gedragsregels handelt, kan door World Servants worden besloten de deelnemer van verdere deelname aan het project uit te sluiten. In dat geval wordt de deelnemer vervroegd naar huis teruggestuurd. De deelnemer is aansprakelijk voor alle directe en indirecte kosten die hieruit voortvloeien. De deelnemer heeft geen recht op (geheel of gedeeltelijke) terugbetaling van de door hem/haar voor het project betaalde bedragen.
World Servants behoudt het recht om tijdens het jaar van deelname de hoofdleiders of andere deelnemers te verzoeken om een VOG. In het teken van integriteit wordt dit in 2024 en 2025 verder onderzocht en uitgewerkt.
Bagage
Elke deelnemer mag één World Servants tas van 18 KG meenemen, tenzij anders aangegeven. Overschrijding van het aantal kilo’s is niet toegestaan. Wanneer dit toch gebeurt, zijn de meerkosten voor rekening van de deelnemer.
Paspoort, inentingsbewijs
Elke deelnemer dient zelf te zorgen voor een geldig reisdocument. Ook is de deelnemer er zelf verantwoordelijk voor dat hij/zij tijdig de in het projectland voorgeschreven inentingen krijgt. Als de deelnemer bij vertrek niet beschikt over de noodzakelijke reisdocument of inentingsbewijzen, komt dit voor eigen rekening en risico van de deelnemer. Zie voor eventuele visumvereisten elders in deze algemene voorwaarden.
Niet doorgaan of wijzigen van een project
World Servants behoudt zich het recht voor om een project te annuleren als er onvoldoende deelnemers zijn, als er onvoldoende projectleiding is, als er geen visum verkregen kan worden of als het project door onvermijdbare en buitengewone omstandigheden niet uitvoerbaar is. World Servants beslist vóór het voorbereidingsweekend of een project voldoende deelnemers heeft om door te gaan. Wanneer een project om een van deze redenen niet doorgaat, worden deelnemers hiervan op de hoogte gebracht. World Servants biedt dan een alternatief project aan. Mocht een deelnemer besluiten hier geen gebruik van te maken dan zal, na aftrek van de kosten en het sponsorgeld, de eigen bijdrage worden teruggestort. World Servants behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de locatie, het te bouwen object, de reisroute, de wijze van transport, het programma en de accommodatie. De deelnemers worden zo snel mogelijk bij het ontstaan van essentiële wijzigingen op de hoogte gebracht.
Deelnemersbijdrage
Er geldt een basis deelnemersbijdrage voor de projecten, met voor sommige landen daarnaast een visum- en / of tickettoeslag. Deze onderdelen vormen samen de verplichte deelnemersbijdrage en staan vermeld op de projectpagina. Na de aanbetaling dient de rest van de deelnemersbijdrage te worden voldaan, zoals vermeld op worldservants.nl/betalingstermijnen. Als de deelnemersbijdrage niet conform de betalingstermijn is voldaan, kan een deelnemer van deelname worden uitgesloten zonder teruggave van het reeds overgemaakte geld, terwijl de vordering van World Servants tot betaling van de deelnemersbijdrage blijft bestaan. De betaling voor de reis dient vóór 1 mei van het reisjaar voltooid te zijn. Bij volwassenengroepen dient de betaling 2 maanden voor de vertrekdatum voltooid te zijn.
De projectkosten kunnen stijgen door onder andere hogere brandstofprijzen, hogere vliegprijzen, hogere luchthavenbelastingen en duurdere valuta. Het is mogelijk dat deze kostenstijgingen of evt. -dalingen doorberekend worden aan de deelnemers.
Indien voor de deelname aan een project een visum nodig is, regelt World Servants de visumaanvraag voor de deelnemer. Dit is een extra dienstverlening welke deels in samenwerking met het CIBT en onder hun voorwaarden tot stand komt. World Servants berekent de daadwerkelijke kosten van het visum door aan de deelnemers. De geschatte visumkosten zijn als visumfee meegenomen in de deelnemersbijdrage die vermeld is op de projectpagina. Als de daadwerkelijke visumkosten afwijken van deze schatting, zal het extra bedrag bij de deelnemer in rekening worden gebracht.
De deelnemer kan ervoor kiezen om via fondsenwerving en/of sponsorgelden het na de aanbetaling resterende deel van de deelnemersbijdrage te voldoen. Zie ook het hoofdstuk Actieplatform hierna. Ingezamelde fondsen en/of sponsorgelden komen te allen tijde toe aan het project waarvoor de deelnemer is ingeschreven en zullen nooit aan een deelnemer worden (terug)betaald, ook niet indien de deelnemer recht heeft op terugbetaling van door hem/haar betaalde bedragen. Uitsluitend de bedragen die de deelnemer zelf heeft betaald en/of die door de ouders/verzorgers van de deelnemer zijn betaald, gelden als door of namens de deelnemer voor het project betaalde bedragen. Sponsorgelden vallen hier niet onder. Onder sponsorgelden wordt verstaan: giften en bijdragen van familie en derden (met uitzondering van ouders/verzorgers) en opbrengsten van sponsoracties.
Challenge – de extra deelnemersbijdrage
Wanneer er meer geld bijeen is gebracht dan de verplichte deelnemersbijdrage, wordt dit geoormerkt als de challenge, zie worldservants.nl/financiën. Wanneer er meer geld bijeen is gebracht dan de verplichte deelnemersbijdrage én de challenge, wordt het extra bedrag besteed ten behoeve van de afronding/afbouw van de projecten. In het geval dat het project al helemaal gefinancierd is, kunnen het laatste deel van de Challenge en de extra bijdrage ook worden besteed aan de afronding/afbouw van een ander project dan het project waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven.
Alleen bedragen die uit eigen middelen of door ouders / verzorgers zijn betaald kunnen worden teruggestort. (Dit geldt niet voor de eigen bijdrage van € 200,- die de deelnemer bij de aanmelding heeft betaald. Bij annulering binnen 2 weken na aanmelding wordt de aanbetaling van € 200,- teruggestort of hoeft deze niet meer betaald worden indien dat nog niet was gebeurd. Na deze 2 weken wordt de aanbetaling niet meer gerestitueerd.) Eventueel kan dit deel bestemd worden voor een projectdeelname in het daarop volgende jaar, dit geldt niet als aanbetaling voor de nieuwe aanmelding; het bedrag van 200 euro die de deelnemer bij aanmelding dient de betalen. Hiervoor moet uiterlijk vóór 1 oktober van het reisjaar een verzoek ingediend worden bij de financiële administratie van World Servants, door een mail te sturen naar financien@worldservants.nl.
Gezondheid
De projecten van World Servants vinden plaats onder primitieve omstandigheden. Voor alle projecten is dan ook een goede lichamelijke en geestelijke gezondheid vereist. Het sanitair, de hygiëne en gezondheidszorg zijn kwalitatief minder dan dat we in Nederland gewend zijn. Een ziekenhuis kan zich op enkele uren afstand van de accommodatie bevinden. Het is voor deelnemers verplicht om bijzonderheden over lichamelijke en/of geestelijke gezondheid te vermelden in de digitale vragenlijst. Ook als zich na het invullen van de vragenlijst ontwikkelingen voordoen met betrekking tot de lichamelijke en geestelijke gezondheid van de deelnemer, moet dit aan World Servants worden gemeld. Het is te allen tijde de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer om met zijn/haar arts te overleggen. Indien dit naar de redelijke mening van World Servants tot gevolg heeft dat de deelnemer niet (langer) deel kan nemen aan het project, wordt de deelnemer van deelname aan het project uitgesloten. De elders in deze voorwaarden opgenomen annuleringsregeling is van overeenkomstige toepassing. World Servants is in geen geval verplicht om de deelnemer een schadevergoeding te betalen.
Alle aan World Servants verstrekte informatie over de gezondheid van een deelnemer wordt vertrouwelijk behandeld. World Servants is op geen enkele manier aansprakelijk als een deelnemer onvoldoende informatie over zijn/haar gezondheid heeft gemeld en dit consequenties blijkt te hebben op het project.
World Servants behoudt het recht om haar regels omtrent vaccinaties gedurende het jaar van deelname aan te passen.
Verwacht geen luxe
De projecten van World Servants vinden zoals gezegd plaats onder primitieve omstandigheden. Dit betekent bijvoorbeeld dat de accommodatie waar de deelnemers verblijven primitief is, dat maaltijden eenvoudig zijn, dat met een groot aantal deelnemers op primitieve slaapzalen wordt geslapen, dat er geen elektriciteit of stromend water is en dat het sanitair naar Nederlandse maatstaven erg primitief is. Dergelijke en andere vergelijkbare omstandigheden vormen onderdeel van het project. De deelnemer accepteert dit. De deelnemer heeft geen aanspraken jegens World Servants (bijv. tot aanpassing van de omstandigheden, tot vermindering van de deelnemersbijdrage, tot schadevergoeding of anderszins) vanwege de primitieve omstandigheden van het project.
Werkzaamheden
Tijdens de projecten van World Servants worden (bouw)werkzaamheden verricht. De deelnemer heeft aangegeven als vrijwilliger te willen meehelpen met die werkzaamheden. Het accepteren van de werkzaamheden en de bijbehorende risico’s is de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer. De deelnemer moet zich houden aan alle instructies en veiligheidsmaatregelen die op het project gelden en mag zichzelf en anderen niet in gevaar brengen. World Servants is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat bij de uitvoering van de werkzaamheden of als gevolg van ongevallen tijdens het project.
Vertrek- en aankomstdatum onder voorbehoud
De data van vertrek en aankomst kunnen door World Servants niet exact vastgesteld worden, omdat de luchtvaartmaatschappijen de vliegschema’s tot kort voor aanvang van en tijdens het project nog kunnen wijzigen. World Servants vraagt daarom van deelnemers enkele dagen speling te houden in de vakantieplanning voor vertrek en na terugkomst. World Servants streeft er naar om de vertrek- en terugkomdata niet op zondag te laten vallen.
Voorbereidingsweekend /-dagen
World Servants organiseert een voorbereidingsweekend of -dag(en). Deelname daaraan is verplicht en geldt als voorwaarde voor deelname aan het project. Tijdens dit weekend/deze dag(en) worden de deelnemers voorbereid op het project in praktische zin en leren zij hun projectgenoten kennen. Voor de data: zie worldservants.nl/agenda.
Actieplatform
Na aanmelding krijgt iedere deelnemer een persoonlijke webpagina op het actieplatform van World Servants waarop de deelnemer fondsen kan werven voor zijn of haar project. De deelnemer kan de eerste versie van deze pagina aanpassen via mijn.worldservants.nl en daarna op de pagina zelf. Indien de deelnemer bezwaar heeft tegen publiciteit via het actieplatform, kan hij of zij aangeven hier geen toestemming voor de verlenen en zal het actieplatform voor deze deelnemer niet geactiveerd worden. Een deelnemer die geen gebruik maakt van het actieplatform dient zijn of haar deelnemersbijdrage rechtstreeks aan World Servants over te maken en kan geen deel uitmaken van een actiegroep.
Reisverzekering
Voor alle deelnemers wordt door World Servants een collectieve reisverzekering afgesloten. Een samenvatting van de dekking staat op worldservants.nl/verzekering.
Annuleringsverzekering
Voor alle deelnemers wordt door World Servants een collectieve annuleringsverzekering afgesloten. Deze verzekering dekt bij annulering voor aanvang van het project in bijzondere gevallen alleen de gemaakte ticketkosten. Om bij annulering aanspraak te kunnen maken op vergoeding van de rest van de deelnemersbijdrage, dient de deelnemer een eigen (doorlopende) annuleringsverzekering af te sluiten.
Persoonsgegevens
World Servants verzamelt en verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld.
Voor (oud)deelnemers geldt, dat wij de door de (oud)deelnemer ingevulde gegevens uitsluitend gebruiken ten behoeve van zijn/haar projectdeelname, voor communicatie-uitingen en wervingsacties van World Servants.
Deze gegevens worden ook beschikbaar gesteld aan de leiders en indien van toepassing thuisblijvers van de groep. Bij het opgeven van de persoonsgegevens, geeft de deelnemer daarmee toestemming om hen te benaderen met informatie over de reis en aanverwante acties vanuit World Servants. Indien nodig helpen wij deelnemers bij het verkrijgen van een visum. Ook dan gaan wij met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met de hiervoor benodigde identiteitsbewijzen. Wij gebruiken deze enkel voor het doel van de aanvraag van het visum en buiten het moment van de daadwerkelijke aanvraag, worden de identiteitsbewijzen in een beveiligde kluis bewaard bij World Servants of het CIBT. Mocht ondanks deze maatregelen een identiteitsbewijs worden vermist, dan vergoedt World Servants de kosten van een nieuw identiteitsbewijs. World Servants en/of het CIBT is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgschade (zoals identiteitsfraude) van zo’n vermissing.
Voor minderjarigen geldt dat zij altijd het e-mailadres op moeten geven van de ouder/verzorger, deze ontvangt als CC de e-mails die vanuit World Servants worden verstuurd. En daarom worden ook hun gegevens door ons bewaard. Voor de deelname aan een reis dient de deelnemer enkele (medische) vragen in te vullen. Als de antwoorden daarvoor aanleiding geven wordt de vragenlijst besproken met het medische team (screening). Als er vanuit de deelnemers bezwaar is dat ouder/verzorger de mails ontvangt die kunnen voortvloeien uit de screening (behandeling van de vragenlijst) dan kan dit bij ons worden aangegeven. Dat kan de deelnemer doen door te reageren op de eerste email van ons die daarover gaat. De deelnemer geeft dan aan dat deze een bezwaar heeft en graag ziet dat de ouder/verzorger niet mee kan lezen. Zodra wij deze reactie ontvangen hebben, maken wij dit de eerst volgende werkdag in orde. Ook deze contactmomenten worden door ons bewaard zolang daar noodzaak toe is. Overige mails omtrent de deelname van een minderjarige zullen te allen tijde naar de ouder/verzorger verzonden worden. Denk hierbij aan informatie over een visum, voorbereidingsweekend, wijzigingen in reistijden enzovoort.
Aansprakelijkheid World Servants
In aanvulling op wat elders in deze algemene voorwaarden al is opgenomen over de aansprakelijkheid van World Servants voor specifieke situaties, geldt het volgende.
De aansprakelijkheid van World Servants voor schade die een deelnemer lijdt, is in ieder geval beperkt tot driemaal het door de deelnemer en zijn/haar ouders/verzorgers voor het project betaalde bedrag. Deze beperking geldt niet als sprake is van opzettelijk of nalatig handelen van World Servants of als sprake is van schade die bestaat uit persoonlijk letsel van de deelnemer.
World Servants is niet aansprakelijk voor de tekortkoming van een verplichting als die is toe te rekenen aan de deelnemer zelf, een gevolg is van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden of toe te rekenen is aan een derde die niet door World Servants is ingeschakeld bij de uitvoering van het project.
Als op een in deze overeenkomst begrepen dienst een verdrag of een Verordening van de EU van toepassing is of een verdrag waar Nederland partij bij is, kan World Servants zich beroepen op een uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid die dat verdrag of Verordening aan een dienstverlener als zodanig toekent of toestaat.
Klachten
World Servants stelt alles in het werk om de projecten zo goed mogelijk te laten verlopen. Het is desondanks mogelijk dat er aan sommige verwachtingen niet wordt voldaan. Dit kan de deelnemer op het moment van constatering bij de hoofdleider melden. Als direct bespreken van de ontstane situatie niet mogelijk is of als de klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kan deze uiterlijk twee maanden na afloop van het project schriftelijk en gemotiveerd worden gestuurd naar de directeur van World Servants. Het is eventueel ook mogelijk een klacht in te dienen bij de vertrouwenspersoon van de organisatie. De contactgegevens en de verdere klachtenprocedure is te vinden op worldservants.nl/contact. World Servants neemt contact op met de deelnemer voor afhandeling van de klacht.
